Skuteczne zarządzanie obowiązkami to proces, który wymaga regularności i dyscypliny. Na szczęście istnieje kilka sposobów, aby ułatwić sobie ich wypracowanie. Dzięki naszym radom bez trudu zapanujesz nad planem dnia!
1. Szukasz motywatora? Oszacuj, ile kosztuje Twój czas!
Jednym z najpopularniejszych utrudnień w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie jest brak motywacji. Jeśli nie posiadasz jasno określonego celu lub nie widzisz sensu w pilnowaniu terminów, szybko możesz zacząć powtarzać „ciągle nie mam czasu”. Skuteczną motywacją będzie policzenie wartości każdej godziny w roku (nawet czasu, który poświęcasz na sen). Wystarczy, że roczne dochody podzielisz przez liczbę godzin w roku (8 760 godzin). Dzięki temu dowiesz się, ile kosztuje Cię marnowanie czasu.
2. Policz, ile czasu zajmuje Ci wykonanie codziennych obowiązków
Kiedy próbujesz zaplanować obowiązki na dany dzień, łatwo możesz wpaść w pułapkę wypisywania nierealnej liczby zadań do zrobienia. Wynika to z braku wiedzy o tym,ile naprawdę trwa wykonanie danej czynności. Możesz to łatwo sprawdzić. Wystarczy, że będziesz rejestrować swój czas pracy. Przez tydzień zapisuj na kartce lub w telefonie wszystkie realizowane w ciągu dnia zadania wraz z godzinami ich rozpoczęcia i zakończenia. Pod koniec tygodnia przeanalizuj i uśrednij wyniki. Od teraz podczas planowania dnia będziesz mógł precyzyjnie określić, ile czasu potrzebujesz na daną czynność.
3. Nie wypełniaj całego dnia obowiązkami
Kolejną pułapką jest wypełnianie kalendarza obowiązkami co do minuty. Dlaczego to błąd? Zawsze może pojawić się jakaś nieprzewidziana sytuacja, dodatkowe zadanie lub inny dystraktor, którego nie będziesz mógł zignorować. Aby sobie z tym poradzić, pomocna okaże się reguła 60:40, według której powinieneś planować jedynie 60% dostępnego Ci czasu na pracę, a resztę przeznaczyć na wszelkie niezaplanowane i spontaniczne działania. W praktyce z 8-godzinnego dnia pracy do dyspozycji masz więc niecałe 5 godzin.
4. Zacznij dzień od najbardziej wymagającego zadania
W ciągu doby zmienia się wydajność organizmu, a wraz z nim poziom skupienia, energii i zaangażowania w realizowane zadania. Za pomocą krzywej wydajności możesz określić, kiedy jesteś w najlepszej formie. Najbardziej wydajni jesteśmy przed południem, czyli między godziną 8:00 a 11:00. Właśnie dlatego najlepiej zacząć dzień od najtrudniejszego zadania, które wymaga od Ciebie najwięcej pracy. Co ważne, jeśli przed 12:00 uda Ci się zrealizować najważniejsze punkty z listy zadań, wzrośnie Twoja satysfakcja z pracy, co zmotywuje Cię do wykonania innych zadań z listy.
5. Wypracuj idealny czas na przerwę
Każdy ma inny system pracy – niektórzy wolą pracować nieprzerwanie, przez z góry określony czas, inni natomiast lepiej wykonują swoje obowiązki, kiedy robią częste, parominutowe przerwy. Jeśli nie posiadasz jeszcze określonego trybu pracy, sprawdź koncepcję krzywej koncentracji na zadaniu. Według niej największa koncentracja pojawia się dopiero po kilku minutach od rozpoczęcia zadania. Oznacza to, że jeśli pracujesz w trybie 2-godzinnym, to przez pierwsze 15 minut rozpoznajesz sytuację. Kolejne 1,5 godziny to intensywna praca nad zadaniem. Ostatnie 15 minut to czas, w którym następuje największe rozkojarzenie i potrzeba zrobienia sobie przerwy. Warto obserwować organizm i na podstawie poziomu swojej koncentracji dostosować ilość i długość przerw w pracy do własnego rytmu.
6. Określ pożeracze czasu i wyeliminuj je raz na zawsze
Pożeracze czasu to wszystkie zewnętrze i wewnętrzne czynniki, które przeszkadzają nam w realizacji zadań np. ciągłe sprawdzanie mediów społecznościowych, odświeżanie skrzynki pocztowej czy odbieranie telefonów. Dla każdego rozpraszaczem będzie jednak coś innego, więc warto określić je indywidualnie. W walce z dystraktorami może pomóc wyłączenie powiadomień dźwiękowych lub zainstalowanie specjalnych wtyczek i aplikacji.
7. Wyrób nawyk, który pomoże Ci zachować dyscyplinę
Przestrzeganie planu dnia, z uwzględnieniem efektywnego zarządzania sobą w czasie, wymaga dyscypliny. By ją ćwiczyć, warto wyrobić sobie właściwe nawyki – dzięki nim wypracujesz określoną codzienną rutynę i będziesz mniej podatny na dystraktory. Pomocny w utrwaleniu nawyku będzie tzn. habit tracker, czyli pewnego rodzaju dziennik, w którym oznaczasz dni wykonania zadeklarowanych czynności. Notowanie postępów nie tylko da Ci kontrolę nad realizacją planu, lecz także stanie się dodatkową formą motywacji.
8. Znajdź najlepszą metodę zapisywania obowiązków
Na koniec kluczowa i jedna z najważniejszych porad dotyczących efektywnego zarządzania sobą i swoimi obowiązkami w czasie. Znajdź odpowiednią dla siebie metodę zapisywania zadań. Do wyboru jest wiele opcji – najpopularniejsze techniki zarządzania sobą w czasie są opisane w infografice HRS „Ty kontra czas. 6 technik zarządzania sobą w czasie”: https://www.hrs.com/pl/blog/po-godzinach/infografika-6-skutecznych-technik-zarzadzania-soba-czasie.html. Sprawdź, na czym polegają i wybierz tę, która pasuje do Ciebie najlepiej.
